„Meilenstein in der Verwaltungsmodernisierung“

Aufbau des Zentralen Gebäudemanagements

Über 400 Gebäude befinden sich im Eigentum der Stadt Heilbronn. Ihre Verwaltung zu zentralisieren und zu optimieren ist Ziel des Zentralen Gebäudemanagements (ZGM), das sich derzeit in der Umsetzungsplanung befindet. Am 17. Juni gaben Oberbürgermeister Harry Mergel und Projektleiter Johannes Straub einen Zwischenbericht im Gemeinderat.

„Die Neuaufstellung des Gebäudemanagements ist die größte organisatorische Veränderung innerhalb der Stadtverwaltung in den letzten 20 Jahren“, erklärt OB Mergel, der das bereits lange angedachte Projekt zur Umsetzung gebracht hat. „Es ist ein Meilenstein in der Verwaltungsmodernisierung und ein wichtiger Beitrag zur Ressourcenbündelung und -einsparung.“

Die Umsetzungsverantwortung liegt beim Baudezernat, beteiligt und betroffen ist aber fast die ganze Verwaltung – vom Betriebsamt übers Schul-, Kultur- und Sportamt bis zur Stadtkämmerei und dem Gesamtpersonalrat. Das hängt auch mit der Vielfalt der Gebäudetypen zusammen, die sich in der Nutzung und Verwaltung der Stadt befinden, darunter Kindergärten, Schulen und Jugendhäuser, Sporthallen und –anlagen, Kultureinrichtungen, Verwaltungs- und Betriebsgebäude, aber auch Gewerbe- und Wohneinheiten. Insgesamt wurde der gesamte Gebäudebestand zehn verschiedenen Kategorien zugeordnet.

„In Zukunft soll die technische, kaufmännische und infrastrukturelle Betreuung dieser Gebäude über den gesamten Lebenszyklus beim ZGM gebündelt werden. Dadurch ergeben sich Optimierungen und Synergieeffekte“, ist Projektleiter Johannes Straub, der zugleich das städtische Hochbauamt leitet, überzeugt. Nach dem jetzt erarbeiteten Selbstverständnis des ZGM hat dieses aber nicht nur die Prozessoptimierung und Ressourcen der gesamten Verwaltung im Blick, sondern auch die Bedarfe und Anforderungen der Nutzer.“

Damit das ZGM künftig reibungslos funktioniert, werden derzeit die Weichen gestellt und z.B. die Zuständigkeiten und Strukturen des ZGM festgelegt, die Schnittstellen zu den anderen Ämtern geklärt und der Personalbedarf erhoben. Hinzu kommen etwa die Einführung eines Ticketsystems, über das die Behebung von Schäden abgewickelt werden soll, und der Aufbau eines Controllings. „Logistisch ist all das eine Herkulesaufgabe“, so Straub. Unterstützt und beraten wird die Stadt Heilbronn dabei von der BSL Management Beratung GmbH.

Nachdem der Gemeinderat erst im Mai vergangenen Jahres im Rahmen der Haushaltskonsolidierung der Verwaltung den Grundsatzbeschluss getroffen hat, ein Gebäudemanagement bei der Stadt aufzubauen, soll ab Februar nächsten Jahres die neue Organisationseinheit „Zentrales Gebäudemanagement“ stufenweise an den Start gehen. Zielsetzung ist es, 2023 mit dem vollständigen Betrieb zu beginnen.

Der Gemeinderat nahm jetzt Kenntnis von den Arbeitsergebnissen der vergangenen Monate, darunter die Kategorisierung der Gebäude, die Festlegung auf neun verschiedene Lebenszyklusphasen und auf Leitsätze, die die Kernaufgaben des ZGM in den verschiedenen Lebenszyklusphasen eines Gebäudes formulieren, der detaillierte Aufgabenkatalog und ganz grundlegend das Selbstverständnis des ZGM. Der nächste Zwischenbericht ist in der zweiten Jahreshälfte 2022 vorgesehen.

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